SysPontaje › Șabloane gratuite › Model document de monitorizare

Model document de monitorizare lunară a proiectului (Anexa 1 – Formular 01)

Este documentul pe care controlul îl cere primul când vrea să vadă dacă proiectul a fost urmărit, nu doar cheltuit. Împreună cu nota privind stadiul îndeplinirii indicatorilor formează perechea de raportare lunară a unui proiect cu finanțare europeană: unul arată ce s-a făcut, celălalt cât s-a realizat din ce era propus.

Ce conține documentul de monitorizare, secțiune cu secțiune

1. Date generale ale proiectului

Denumirea proiectului, codul, contractul sau ordinul de finanțare, beneficiarul, valoarea totală în lei, perioada de implementare și perioada de raportare. Tot aici se nominalizează managerul de proiect și ordonatorul de credite. Secțiunea pare formală, dar ea leagă raportul de un proiect anume: fără cod de proiect și fără perioadă de raportare, documentul nu poate fi corelat cu nimic la dosar.

2. Obiectivele proiectului

Obiectivul general și obiectivele specifice, preluate identic din cererea de finanțare aprobată. Rescrierea lor de la o lună la alta face monitorizarea necomparabilă între perioade și ridică imediat o întrebare la control.

3. Activitățile desfășurate în luna anterioară

Partea cu adevărat de conținut a documentului. Aici se descrie concret ce s-a întâmplat în luna raportată, pe activitățile din graficul proiectului: proceduri de achiziție lansate sau finalizate, contracte semnate, lucrări executate, livrabile predate, plăți efectuate. Fiecare afirmație ar trebui să aibă în spate un document care o susține.

4. Progresul implementării în luna anterioară

Formularul trimite, la această secțiune, la art. 4 alin. (4) din HG nr. 234/2023, cu modificările ulterioare, și cere două bife distincte:

• Progres financiar (execuție documentată) — Da / Nu. Se susține cu cereri de plată sau de rambursare, facturi și ordine de plată din luna raportată.
• Progres fizic al lucrărilor — Da / Nu. Se susține cu situații de lucrări, procese-verbale de recepție parțială, rapoarte ale dirigintelui de șantier.

Un „Nu" onest, explicat (procedură de achiziție în derulare, condiții meteo, contestație), este mult mai solid decât un „Da" pe care nu îl susține niciun document.

5. Lista personalului din echipa de proiect

Tabelul cu numele și rolul fiecărui membru: manager de proiect, asistent manager, manager tehnic, consilier tehnic, manager financiar, consilier economic, expert achiziții, consilier juridic. Această listă trebuie să corespundă exact actelor de numire în echipa de implementare. Este punctul în care documentul de monitorizare atinge direct partea salarială: o persoană care primește majorare fără să apară în echipă, sau care apare în echipă fără dispoziție de numire, este o neconcordanță pe care controlul o găsește imediat.

6. Semnături

Avizat de managerul de proiect, aprobat de ordonatorul de credite (la o primărie, primarul), cu data completată. Documentul se înregistrează și se păstrează la dosarul proiectului.

Cum îl completezi, pas cu pas

1. Completează datele generale ale proiectului. Trece denumirea proiectului, codul, contractul sau ordinul de finanțare, beneficiarul, valoarea totală în lei, perioada de implementare și perioada de raportare (luna pentru care faci monitorizarea). Tot aici se nominalizează managerul de proiect și ordonatorul de credite.
2. Reia obiectivele din cererea de finanțare. Obiectivul general și obiectivele specifice se preiau identic din cererea de finanțare aprobată. Nu le reformula de la o lună la alta: monitorizarea trebuie să fie comparabilă între perioade.
3. Descrie activitățile desfășurate în luna anterioară. Enumeră concret ce s-a făcut în luna raportată, pe activitățile din graficul proiectului. Formulările generice („s-a continuat implementarea”) sunt principala observație la control; scrie fapte verificabile, cu documentele care le susțin.
4. Bifează și documentează progresul. Secțiunea de progres are două componente: progresul financiar (execuție documentată) și progresul fizic al lucrărilor, fiecare cu Da sau Nu. Bifa trebuie să fie susținută de documente: cereri de plată sau rambursare pentru partea financiară, situații de lucrări sau procese-verbale pentru partea fizică.
5. Actualizează lista echipei de proiect. Completează numele și rolul fiecărui membru (manager de proiect, asistent manager, manager tehnic, manager financiar, expert achiziții, consilier juridic și celelalte roluri prevăzute). Lista trebuie să corespundă actelor de numire în echipă, altfel majorările salariale rămân fără acoperire documentară.
6. Avizează și aprobă. Documentul se avizează de managerul de proiect și se aprobă de ordonatorul de credite, cu data completată. Se înregistrează și se păstrează la dosarul proiectului, împreună cu nota privind stadiul indicatorilor pentru aceeași lună.

Greșeli frecvente

• Descrieri generice ale activităților. „S-a continuat implementarea proiectului" nu spune nimic și nu poate fi verificat. Scrie fapte, cu numere de documente.
• Monitorizare făcută retroactiv. Toate documentele lunare completate și semnate în aceeași zi, la final de proiect, arată exact ce sunt: o reconstituire, nu o monitorizare.
• Echipa din document diferă de actele de numire. Persoane adăugate sau scoase fără dispoziție corespunzătoare, sau roluri care nu se regăsesc nicăieri altundeva.
• Bife de progres nesusținute. „Da" la progres fizic într-o lună în care nu există nicio situație de lucrări.
• Lipsa corelării cu nota de indicatori. Documentul de monitorizare spune că totul avansează, iar nota de indicatori pentru aceeași lună arată un grad de realizare foarte mic, fără nicio explicație.

Legătura cu majorarea salarială a echipei de proiect

Documentul de monitorizare dovedește că proiectul a fost implementat și urmărit, iar lista echipei arată cine a lucrat la el. Majorarea salarială propriu-zisă are însă nevoie de timpul efectiv lucrat, care se dovedește cu alte documente: pontajul lunar și raportul de activitate, conform art. 16 din Legea 153/2017.

Procentul concret depinde de tipul de finanțare: tabelul din HG 1009/2025 pentru PNRR, respectiv HG 357/2026 pentru proiectele de coeziune, unde intră și gradul de realizare a indicatorilor. Poți afla procentul și suma în lei cu calculatorul de pontaje, gratuit și fără cont.

Documente conexe

• Model notă privind stadiul îndeplinirii indicatorilor (Anexa 2) — perechea lunară a acestui document.
• Model de pontaj lunar și raport de activitate — dovada timpului efectiv lucrat pe proiect.
• Model de dispoziție de numire în echipa de proiect — actul care trebuie să corespundă listei de personal din monitorizare.

Întrebări frecvente

Ultima actualizare: 29 august 2026.